Bagaimana Cara Sistem ERP Bekerja?

Ada banyak sekali solusi perangkat lunak yang tersedia di pasar untuk berbagai proses. Apa pun bisnis Anda, kemungkinan besar sudah ada solusi perangkat lunak di luar sana yang memenuhi permintaan khusus industri Anda. Salah satu solusi yang cenderung dibeli oleh perusahaan dari semua ukuran adalah perangkat lunak ERP. ERP adalah singkatan dari perencanaan sumber daya perusahaan. Tapi apa sebenarnya arti istilah ini, dan bagaimana sistem ERP bekerja? Kami senang Anda bertanya. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa sebenarnya yang dibutuhkan ERP, fitur dasar perangkat lunak, instalasi dan implementasi, menampilkan wawasan dari para pemimpin industri.

Apa Sebenarnya Arti Perencanaan Sumber Daya Perusahaan?

Anda harus memikirkan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan sebagai alat yang memelihara database informasi yang terkait dengan proses bisnis di mana saja dari sumber daya manusia hingga manajemen hubungan pelanggan. Ini jauh lebih keren dari sekedar database – banyak solusi ERP memungkinkan otomatisasi dan integrasi proses bisnis, oleh karena itu mengurangi jumlah pekerjaan manual yang harus dilakukan oleh tim Anda.

Sebagai contoh: solusi rantai pasokan ERP mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu. Jika Anda pernah memperhatikan bahwa alamat pengembalian pada paket yang Anda terima dari vendor yang sama tidak selalu sama, Anda mungkin telah melihat hasil dari teknologi ini secara langsung. Bergantung pada solusi ERP yang Anda pilih, perangkat lunak Anda mungkin dapat melihat tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.

Secara umum, ERP menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada. Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.

Tanpa perangkat lunak ERP, data disembunyikan oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh perusahaan. Dengan menggunakan ERP, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi. Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.

Lihat Juga: Netsuite Indonesia

Apa Saja Fitur yang Disertakan dalam Perangkat Lunak?

Salah satu nilai jual utama ERP adalah banyaknya variasi fitur yang tersedia di berbagai solusi perangkat lunak. Namun, beberapa dari alat ini hanya tersedia dalam beberapa opsi perangkat lunak, sedangkan yang lain pada dasarnya ditampilkan di seluruh papan. Karena premis utama dari sistem ERP adalah bagaimana berbagai modul ini berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan menjalankan fungsi bisnis, penting untuk memeriksa dan melihat apakah vendor ERP menyertakan fitur dasar dan khusus yang Anda perlukan untuk membantu merampingkan bisnis Anda. operasi.

Selain fitur-fitur yang umumnya disertakan dengan sistem ERP “out of the box”, ada banyak add-on atau modul yang dapat diimplementasikan berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa vendor telah beralih sepenuhnya ke sistem modular, yang berarti Anda tidak perlu memilih solusi dengan kemampuan “inti” yang tidak Anda perlukan. Modularitas perangkat lunak ERP adalah tren utama dalam industri ERP dan memungkinkan pengguna untuk mengonfigurasi solusi yang membantu dalam operasi sehari-hari untuk bisnis spesifik mereka. Beberapa modul yang dapat dikonfigurasi yang umumnya diminta meliputi:

Akuntansi

Modul akuntansi dapat membantu Anda mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan akuntan Anda untuk tugas-tugas yang membosankan seperti memasukkan informasi penerimaan secara manual dari laporan pengeluaran. Dengan sistem akuntansi otomatis dan terintegrasi, Anda dapat melakukan tindakan seperti mengirim faktur secara otomatis ke klien dengan saldo terutang. Dengan contoh ini, solusi terintegrasi akan menarik dari riwayat pelanggan untuk secara otomatis mengambil informasi kontak dan jumlah terutang sebelum mengirimkan faktur ke klien. Modul ini juga sangat membantu karena dapat melihat biaya operasi aktual untuk menentukan profitabilitas dan memperkirakan potensi pertumbuhan pendapatan.

Sumber daya manusia

Modul sumber daya manusia dapat membantu Anda melacak aplikasi kandidat, PTO karyawan dan alokasi bonus di antara tugas-tugas lainnya. Contoh yang baik tentang bagaimana alat ini akan berintegrasi dengan modul lain adalah bahwa Anda dapat secara otomatis mengganti karyawan untuk sisa PTO tambahan pada akhir tahun dengan mengintegrasikan sistem ini dengan program akuntansi Anda. Fungsi ini akan bekerja dengan secara otomatis melihat sisa hari PTO untuk karyawan di seluruh perusahaan, menghitung berapa banyak hutangnya dan kemudian menggunakan informasi rekening bank karyawan untuk mengirimkan pembayaran.

Manufaktur

Software ERP sangat membantu perusahaan manufaktur dan distribusi. Alat-alat ini memiliki banyak aspek dan dapat membantu merampingkan banyak aspek proses pembuatan. Misalnya, alat dalam rangkaian ini mungkin dapat menentukan titik pemesanan ulang bahan yang diperlukan untuk produksi barang. Ini dapat diukur berdasarkan faktor-faktor seperti seberapa populer item tersebut, jumlah sumber daya yang saat ini tersedia di tangan, dan waktu yang diproyeksikan yang dibutuhkan untuk material tersebut dikirim. Oleh karena itu, jika Anda diproyeksikan kehabisan kayu pada hari Kamis dan biasanya membutuhkan waktu tiga hari untuk tiba, material Anda akan secara otomatis dipesan ulang pada hari Senin.

Pengelolaan hubungan pelanggan

Alat CRM sangat bagus untuk meningkatkan hubungan pelanggan dengan perusahaan Anda dan memastikan bahwa pengalaman mereka tanpa cela. Manajemen hubungan pelanggan dapat menganalisis riwayat penjelajahan dan pembelian pelanggan untuk mengirimi mereka iklan bertarget untuk produk yang mungkin mereka minati. Hal ini juga dapat membuat pelanggan “mengetahui” tentang status pengiriman pesanan mereka. Pikirkan tentang layar Domino’s Pizza yang menunjukkan dengan tepat di mana makanan Anda saat ini dalam proses memanggang. Pembeli menghargai pembaruan tentang status pembelian mereka, karena ini menunjukkan keabsahan dan layanan pelanggan.

Manajemen persediaan

Pelacakan inventaris otomatis adalah modul ERP yang umumnya diminta. Alat ini dapat memprediksi kapan suatu barang akan habis dan secara otomatis memesan ulang produk berdasarkan perkiraan ini. Ini juga dapat memberikan rekomendasi tentang item inventaris mana yang harus ditempatkan bersebelahan berdasarkan kebiasaan pembelian pelanggan untuk menyederhanakan proses distribusi.

Cek Juga: Netsuite Cloud

Bagaimana Perangkat Lunak ERP Diterapkan?

Perangkat lunak ERP dapat diperoleh baik melalui penginstalan di lokasi atau sebagai solusi berbasis cloud. Beberapa vendor ERP menawarkan kedua metode instalasi, atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak vendor mulai memindahkan perangkat lunak mereka ke sistem berbasis cloud saja. Bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan Anda, Anda mungkin akan memiliki preferensi untuk satu metode perolehan daripada yang lain.

Untuk penginstalan di lokasi, perangkat lunak diinstal langsung ke server yang dimiliki dan dipelihara bisnis Anda. Salah satu manfaat utama penginstalan di lokasi adalah perangkat lunak tersedia dengan atau tanpa sambungan internet. Di sisi lain, perangkat lunak berbasis cloud seringkali lebih hemat biaya dimuka karena biaya pemasangan yang lebih rendah. Biaya penginstalan di tempat bisa sekitar 25 persen dari biaya perangkat lunak.

Kekurangan dari menerima perangkat lunak ERP melalui cloud adalah tidak dapat diakses tanpa koneksi internet. Kontrol atas keamanan juga lebih sedikit dibandingkan jika Anda menginstal perangkat lunak di tempat. Namun, aksesibilitas dan titik harga model berbasis cloud sering kali menjadi titik kritis positif bagi beberapa perusahaan.

Apa itu Integrasi ERP dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Kemungkinan besar perusahaan Anda sudah menggunakan beberapa perangkat lunak dalam operasi sehari-harinya, baik itu QuickBooks untuk akuntansi atau Salesforce untuk CRM. Integrasi ERP memungkinkan Anda untuk menerapkan perangkat lunak Anda saat ini ke solusi ERP baru Anda sehingga fitur-fiturnya dapat bekerja sama secara holistik.

Saat Anda melihat peluang integrasi ERP, Anda harus memperhatikan apakah vendor ERP potensial mengatakan bahwa produk mereka dapat disesuaikan atau dikonfigurasi. Mungkin menyakitkan untuk mengingat perbedaan utama ini bersama dengan semua kebutuhan lain yang harus Anda sampaikan kepada vendor potensial, tetapi perbedaan antara arti kedua kata ini di dunia perangkat lunak dapat membuat atau menghancurkan opsi solusi potensial.

Solusi perangkat lunak yang dapat disesuaikan dapat diubah menggunakan kode untuk menambahkan kemampuan dan fitur tertentu. Ini adalah proses yang lebih padat karya daripada menerapkan persyaratan untuk solusi yang dapat dikonfigurasi, yang memenuhi persyaratan tanpa menggunakan kode dengan menggunakan alat yang ada dalam aplikasi. Oleh karena itu, bergantung pada TI dan sumber daya pengembangan yang tersedia di perusahaan Anda, Anda mungkin lebih memilih solusi yang dapat dikonfigurasi daripada solusi yang dapat disesuaikan atau sebaliknya.

Salah satu alasan integrasi ERP dapat gagal adalah karena kurangnya perencanaan yang berkaitan dengan faktor-faktor seperti kebutuhan untuk kustomisasi, pengaturan anggaran yang salah dan tidak adanya strategi alokasi sumber daya TI. Peluang integrasi yang sukses dapat ditingkatkan dengan membuat tujuan dan menggunakan pandangan jauh ke depan saat menganalisis opsi solusi. Misalnya, pertanyaan yang bagus untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri mungkin “Bisakah saya membeli perangkat lunak ERP dasar ditambah fitur spesifik yang saya butuhkan?” Jika jawabannya tidak, Anda mungkin mulai mencari opsi biaya yang lebih rendah atau mendorong kembali jangka waktu Anda untuk implementasi ERP.

Baca Juga: Netsuite ERP

Jenis Perusahaan Apa yang Menggunakan Program ERP?

Bisnis kecil dan perusahaan besar sama-sama menggunakan perangkat lunak ERP untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber daya perusahaan juga digunakan di berbagai industri. Beberapa industri di mana bisnis kecil dan besar biasanya menggunakan perangkat lunak ERP meliputi:

  • Eceran
  • Manufaktur
  • Farmasi
  • Distribusi
  • Teknologi
  • Perhotelan
  • Konstruksi
  • Kedirgantaraan dan Pertahanan

Jika Anda tidak melihat industri Anda tercantum di atas, itu tidak berarti perusahaan lain dalam industri Anda belum menggunakan solusi ERP. Bergantung pada vendor ERP, perangkat lunak dapat disesuaikan atau dikonfigurasi berdasarkan kebutuhan spesifik industri Anda. Misalnya, banyak perusahaan farmasi yang menggunakan ERP dapat mengikuti peraturan hukum melalui sistem ERP mereka, yang memungkinkan mereka untuk memperbarui alur kerja mereka.

Bergantung pada industri tempat Anda berada, mungkin ada solusi ERP khusus yang dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda. Misalnya, perangkat lunak distribusi dan perangkat lunak manufaktur termasuk dalam rangkaian ERP. Manfaat menggunakan solusi khusus ini untuk bisnis distribusi atau manufaktur adalah bahwa menggunakan perangkat lunak khusus ini menghasilkan sedikit penyesuaian atau konfigurasi untuk mengaktifkan dan menjalankan perangkat lunak.

Software ERP adalah solusi serbaguna yang diterapkan secara luas yang digunakan banyak perusahaan untuk memfasilitasi proses bisnis. Karena berbagai opsi penyesuaian dan konfigurasi tersedia, Anda dapat menyesuaikan solusi dengan kebutuhan spesifik Anda dan perangkat lunak yang sudah Anda gunakan. Dengan mengotomatiskan alur kerja yang terkadang menantang dan seringkali membosankan, solusi ERP bertujuan untuk membuat alur kerja Anda sehari-hari sedikit lebih mudah.

Kunjungi Juga: ERP Cloud